Guia definitivo para organizar arquivos no Escritório Contábil

Este guia oferece um passo a passo detalhado para organizar arquivos no seu escritório contábil, ilustrado com exemplos claros e uma planilha para auxiliar na criação de pastas e suas hierarquias. Sabemos que manter um escritório contábil organizado é essencial para garantir eficiência e precisão no trabalho. A organização adequada dos arquivos não só facilita o acesso a documentos importantes como também contribui para a segurança e conformidade com as normas contábeis.

Classificação dos Documentos no Escritório Contábil

Primeiro, é essencial identificar e classificar os tipos de documentos que você tem no escritório. Os documentos contábeis podem ser classificados em várias categorias, como:

• Documentos Fiscais: Notas fiscais, recibos, guias de impostos.
• Documentos Financeiros: Extratos bancários, relatórios de despesas, balanços.
• Documentos Legais: Contratos, estatutos, regulamentações.
• Documentos de Clientes: Informações e relatórios específicos de cada cliente.
• Documentos Internos: Registros de funcionários, documentos de RH, políticas internas.

Criação de Pastas e Subpastas: Ideal para Escritórios de Contabilidade

Depois de classificar os documentos, o próximo passo é criar uma estrutura de pastas e subpastas. Uma boa prática é criar uma hierarquia que reflita a natureza dos documentos e a frequência de acesso a eles.

Exemplo de Hierarquia de Pastas:

/Documentos

• /Fiscais
  • /Notas_Fiscais
  • /Recibos
  • /Guias_Impostos
• /Financeiros
  • /Extratos_Bancários
  • /Relatórios_Despesas
  • /Balanços
• /Legais
  • /Contratos
  • /Estatutos
• /Clientes
  • /Cliente_1
    • /Relatórios
    • /Faturas
  • /Cliente_2
    • /Relatórios
    • /Faturas
• /Internos
  • /RH
    • /Registros_Funcionários
    • /Folhas_Pagamento
  • /Políticas

Digitalização e Backup

Digitalizar documentos físicos é uma excelente maneira de economizar espaço e facilitar o acesso. Utilize scanners de alta qualidade para garantir que todos os detalhes dos documentos sejam capturados. Além disso, implemente uma rotina de backup em nuvem, online e automatizado para garantir a segurança dos arquivos digitais.

Servidor de Arquivos em Nuvem para Contabilidade: Livre-se dos riscos locais e utilize ambiente em nuvem para seus arquivos e pastas, além da auditoria que é eficiente, seu escritório vai ganhar em performance e gestão mais eficiente, além é claro, de ficar adequado a LGPD. Saiba mais, clique e conheça

Nomeação de Arquivos

A nomeação dos arquivos deve ser clara e consistente. Use uma convenção de nomenclatura que inclua detalhes como data, tipo de documento e descrição. Por exemplo:

• 2024-07-29_Nota_Fiscal_Cliente1.pdf
• 2024-07-29_Extrato_Bancário_Conta123.pdf

Plano de Arquivamento Físico

Para documentos físicos que precisam ser mantidos, crie um sistema de arquivamento com etiquetas e divisórias. Utilize armários ou estantes bem organizadas e mantenha um índice ou catálogo para facilitar a localização dos documentos. Uma opção é contratar um File Server Cloud, ou o popular servidor de arquivos em nuvem e manter tudo oganizado e sincronizado, inclusive mantendo dados localmente ou na nuvem e local (de forma híbida).

Treinamento e Manutenção

Treine todos os funcionários do escritório contábil sobre o sistema de organização de arquivos. Certifique-se de que todos saibam como arquivar e localizar documentos corretamente. Além disso, realize revisões periódicas para garantir que o sistema permaneça eficiente e atualizado. Nomeie um responsável para validar a padronização, utilize um file server e defina permissões de acesso, sem a necessidade do usuário utilizador mudar a pasta de lugar ou renomear, isso vai te ajudar na organização e no retrabalho.

Segurança com os Dados no Escritório Contábil

13 dicas que você tem que adotar já para proteger seu escritório contábil contra roubo de dados ou invasões, acesse e comece a aplicar já.

Organizar Arquivos no escritorio de contabilidade

Veja uma visão simplificada de uma organização de pastas, ideal para você iniciar neste seu projeto de organização, ah, aproveite e conheça as soluções que podem gerar mais performance, segurança e proteção aos dados do seu escritório: File Server Cloud, que nada mais é que um servidor de arquivos na nuvem, e-mail dedicado ou e-mail contabilidade certa e backup online. Fale com um especialista e inicie uma jornada conosco agora. WhatsApp ou Ligue 011 4040-6605

Planilha para Criação de Pastas e Hierarquias para Escritórios Contábil

Para auxiliar na criação de pastas e suas hierarquias, aqui está uma planilha que pode ser usada como modelo:

Este guia e a planilha fornecem um ponto de partida sólido para a organização dos arquivos no seu escritório contábil. Adapte conforme necessário para atender às necessidades específicas do seu escritório e garanta que todos os funcionários estejam alinhados com o sistema implementado.

Planilha Modelo de Estrutura de Pastas para Organização de Arquivos: Escritório Contábil

Baixe o modelo da Planilha e utilize como referência, clique aqui