Sistema de Gestão de Arquivos para Gerenciar Múltiplas Empresas
A gestão eficiente de arquivos é um desafio para empresas que lidam com múltiplos clientes empresariais e precisam compartilhar dados de forma segura e organizada. Um caso recente ilustra como um sistema de gestão de arquivos pode ser essencial para otimizar processos e reduzir custos.
Muitas empresas gastam tempo desnecessário organizando arquivos e compartilhando documentos manualmente. O File Server em Nuvem da Septe resolve isso com templates prontos para serviços financeiros, saúde, logística e mais. Com ultra velocidade até 200x maior, você acessa, edita e compartilha arquivos online e localmente sem complicação.? Saiba mais sobre a solução que pode transformar sua empresa.
O Desafio de uma empresa do setor financeiro (Benefícios)
Uma empresa do setor financeiro buscava uma solução para organizar e gerenciar arquivos de forma estruturada entre suas operações e seus clientes. A necessidade era criar um ambiente onde fosse possível:
- Organizar pastas específicas para cada cliente.
- Permitir que usuários externos tivessem acesso restrito a determinadas informações.
- Manter registros atualizados de maneira colaborativa.
- Controlar com precisão qual usuário fez a edição de dados na planilha
- Bloquear possíveis movimentação das pastas ou arquivos para outras pastas
- Bloquear exclusão de arquivos ou pastas por parte dos funcionários do cliente, mas permitir que editem a planilha de forma online
- Auditoria precisa de quando este arquivo foi enviado, atualizado, e ainda bloquear para que os funcionários da empresa que é cliente não pudessem re-compartilhar a pasta ou arquivos.
- Custo Baixo (realmente democrático): Acessível e viável
- Não ter custo por usuário, pois isso invializa o crescimento da empresa.
Por exemplo, um de seus clientes, uma empresa da área de serviços que atende pequenas prefeituras com sistemas de gestão de benefícios, precisava de uma estrutura de arquivos como:
- Financeiro
- Contas a Pagar
Dentro dessas pastas, o cliente desta empresa indicaria quais funcionários poderiam preencher as planilhas, registrando informações como:
- Valores de adiantamentos para funcionários.
- Empréstimos realizados.
- Consultas médicas realizadas
- Compras realizadas em parceiros locais
Esses dados eram fundamentais porque, ao final de cada mês, a empresa financeira consolidava as informações e importava as planilhas para seu sistema de gestão de cartões, garantindo maior controle financeiro para seus clientes.
O Problema: Sistema de Gestão de Arquivos
Inicialmente, a empresa financeira cogitou desenvolver sua própria solução para gerenciar esses arquivos. No entanto, isso significaria altos custos e um longo período de desenvolvimento, além do risco de “reinventar a roda”. Criar um sistema do zero poderia consumir tempo e recursos desnecessários, quando já existem soluções prontas no mercado que atendem exatamente a essas demandas.
A Solução para compartilhar pastas entre empresas
O sistemas de gestão de arquivos disponível atualmente oferecem ferramentas robustas e acessíveis que permitem:
- Criação de pastas por cliente: Estruturas organizadas para diferentes empresas, como “Financeiro” e “Contas a Pagar”, podendo criar ilimitada pastas.
- Controle de acessos: Apenas usuários autorizados podem visualizar ou editar determinados arquivos.
- Atualizações em tempo real: Clientes e parceiros podem preencher planilhas ou adicionar documentos diretamente na nuvem, eliminando a necessidade de e-mails ou trocas de arquivos manuais.
- Integração com sistemas existentes: As informações podem ser facilmente importadas para ERPs ou outros sistemas de gestão.
Essas soluções são ideais para empresas de diversos segmentos, com modelos flexíveis e acessíveis para pequenos, médios e grandes negócios.
A gestão de planilhas, com controle eficiente venceu o desafio
Esse caso demonstra como um sistema de gestão de arquivos pode transformar a operação de empresas que gerenciam múltiplos clientes e precisam de um ambiente seguro e organizado para armazenar e compartilhar informações. Ao optar por uma solução pronta, a empresa do setor financeiro conseguiu implementar rapidamente um sistema eficiente, reduzir custos e otimizar seus processos internos.
Se sua empresa enfrenta desafios similares, investir em um sistema de gestão de arquivos pode ser a chave para simplificar operações, aumentar a segurança e melhorar a eficiência na gestão de dados.